MANUAL DO SÍNDICO

Continuação


PRESTAÇÃO DE CONTAS

Terminado o mês, a administradora (ou o síndico) deve apresentar um balancete de contas detalhado, referente ao mês anterior. Todos os documentos comprobatórios deverão ter o visto do síndico e a pasta deverá ser analisada pelos membros do conselho.
A pasta conterá também informações sobre quotas em atraso, multas recebidas, saldos bancários, saldos em poupança, posição do fundo de reserva, da conta benfeitorias, etc.
Um resumo, deverá ser enviado a cada condômino.



DICAS

• se sobrar espaço na folha de prestação de contas (resumo), transcreva algum item do Regulamento ou da Convenção ou envie alguma mensagem de utilidade para o condômino ou edifício;
  
• não fixe em quadro de avisos relação de condôminos em atraso. Negocie pessoalmente, via administradora, por meio de advogado, etc., mas não exponha o devedor ao ridículo (previsto no Código de Defesa do Consumidor). Nos demonstrativos relacione somente o número do apartamento devedor.
  

COMO ESCOLHER E CONTRATAR UMA ADMINISTRADORA

O síndico pode contratar pessoa física ou jurídica para auxiliá-lo em suas funções. Devido à complexidade dessas, é recomendável que o faça, às vezes, o barato sai caro, ou seja, deixar de contratar para economizar algum dinheiro pode custar muito mais caro, se houver algum erro ou omissão.
O síndico deverá convocar Assembléia apresentando algumas propostas, relacionando tipo de prestação de serviços, honorários cobrados e prazo do contrato.
Contudo, uma administradora deve ser bem escolhida, para que ela, em vez de solução, não seja um problema a mais. Aqui vão cuidados ao escolher uma administradora:

• peça proposta para duas ou três empresas;
  
• consulte empresas indicadas por síndicos ou condôminos satisfeitos;
  
• leia com atenção o contrato a ser assinado, o rol de serviços prestados, etc.;
  
• desconfie dos honorários muito baixos;
  
• peça uma lista de prédios administrados, com nome e telefone dos síndicos, e ligue para alguns;
  
• visite a empresa antes de contratá-la;
  
• verifique com quem a empresa trabalha (bancos, fornecedores), quem são seus proprietários, se tem sede própria, etc.;
  
• verifique qual a forma de rescisão contratual prevista;
  
• discuta com o conselho antes de se decidir por esta ou aquela empresa;
  
• opte por empresas com boa administração de recursos humanos, que tenha bons profissionais treinando periodicamente os funcionários dos edifícios;
  
• verifique se a empresa opera pelo sistema de conta pool, em que o dinheiro do condomínio fica na conta bancária da administradora, ou pelo sistema de conta bancária própria para cada condomínio. Por este último, os moradores passam a ter acesso aos extratos bancários, o que facilita o controle da aplicação dos recursos;
  
• verifique se o balancete é feito em bases correntes (de 1 a 30/31 de cada mês), de modo a coincidir com a movimentação financeira do condomínio. Esse expediente também facilita o controle dos recursos;
  
• análise os pequenos detalhes do contrato. Exemplos: número de assembléias a que a administradora comparece por ano, sem cobrar (há empresas que cobram sempre); sistema de cobrança de condôminos atrasados (se tem advogado próprio, se é obrigatório recorrer ao advogado da administradora); sistema empregado para compra de materiais (se permite que moradores apresentem orçamentos ou indiquem empresas);
  
• observar se no contrato há cláusula especificando que a administradora é responsável pelo pagamento de multas ou despesas extras decorrentes de seus erros. Exemplo: se não recolher o FGTS dos funcionários ou qualquer outro encargo ou tributo no prazo, deve arcar com as multas;
  
• solicitar um modelo de balancete da administradora;
  
• checar se a taxa de administração é aplicada sobre a despesa ou a receita e avaliar o que seria mais conveniente para o prédio. O fundamental e que não incida sobre receitas ou despesas extraordinárias, tais como pintura externa do prédio, troca de elevadores, etc. ;
  
• verificar se a administradora cobra "décimo terceiro salário"; dê preferência a uma administradora associada ao SECOVI-RJ.
  

A administradora deve ser de confiança do síndico, podendo ser destituída no momento em que não mais existir tal confiança, mediante aviso-prévio de 30 (trinta) ou 60 (sessenta) dias, conforme constar do contrato.


MANUTENÇÃO PREDIAL

Um dos assuntos mais importantes em um condomínio é justamente a manutenção, tanto no que concerne ao perfeito funcionamento de todos os equipamentos, como na preservação do valor patrimonial do imóvel.
Recomenda-se ao síndico que mantenha sob contrato de manutenção todos os equipamentos imprescindíveis, tais como elevadores e bombas. Os fabricantes costumam oferecer treinamento básico aos zeladores.
Quem responde civilmente por acidentes causados por mal funcionamento dos equipamentos é o condomínio, devendo indenizar as pessoas acidentadas. A conservação dos equipamentos constitui obrigação permanente do síndico. Provada sua culpa ou desinteresse (negligência), cabe a ele inteira responsabilidade criminal no caso de danos causados a condôminos ou a terceiros. Fica para o condomínio a responsabilidade civil.
As administradoras devem, por ocasião da visita periódica de inspeção, preencher um "check list, que será enviado ao síndico com as providências recomendáveis.


PONTOS A SEREM CHECADOS PERIODICAMENTE

Elevadores, bombas, interfones. portões automáticos, antenas coletivas, gerador, iluminação de emergência, minuterias, hidrantes, extintores de incêndio, luz piloto, pára-raios, filtros de piscina, equipamento de sauna, jardins, equipamentos de segurança, etc.
Recomenda-se que o zelador verifique constantemente esses itens e informe o síndico e administradora sobre quaisquer irregularidades.
Além desses pontos, deve-se observar também o desgaste aparente do edifício em itens como rejuntamento de pisos e pastilhas, vazamentos de água, queima de lâmpadas e fusíveis, fixação de corrimão, degeneração de pintura, escoamento de águas pluviais (telhados, calhas), etc.
É muito útil uma relação com nome e telefone das empresas contratadas para manutenção, bem como alguns fornecedores próximos ao prédio para o caso de emergência.
Telefones úteis como bombeiros, polícia, gás, eletricidade, Telemar e hospitais mais próximos também devem estar ao alcance do síndico e do zelador para as emergências.
O dinheiro aplicado em MANUTENÇÃO pode ser considerado um investimento e não necessariamente uma despesa. Contudo, alguns cuidados com o consumo podem ajudar o condomínio a economizar dinheiro e, consequentemente, reduzir as quotas condominiais. Por exemplo:


ECONOMIZANDO ENERGIA ELÉTRICA

• mantenha acesa apenas as luzes necessárias, especialmente nas garagens;
  
• se seu prédio não tiver, instale minuterias nas escadas ou sensores de presença;
  
• acompanhe o consumo mensal em quilowatts;
  
• quando houver dois ou mais elevadores num mesmo "hall", instrua os condôminos e empregados a chamar apenas um;
  
• estabeleça horários para iluminação da sala de estar no térreo, quadras esportivas, salões de jogos, etc. ;
  
• use o tipo adequado de lâmpada, e jamais permita que os jardins e "halls" sociais fiquem excessivamente escuros, pois, além de entristecer o edifício, prejudica a segurança.
  

Obs.: Existem minuterias individuais (só do próprio ambiente) e existem tipos de lâmpadas que consomem até 1/4 de energia com a mesma luminosidade.


ECONOMIZANDO ÁGUA

• não deixe o faxineiro fazer da mangueira uma vassoura;
  
• verifique vazamentos, goteiras, etc.;
  
• acompanhe o consumo mensal em m33;
  
• solicite aos condôminos reparos urgentes nos problemas das respectivas unidades, principalmente das descargas velhas ou obsoletas.
  
• os: planta do edifício aprovada pela Prefeitura do Município, ou Convenção do
  

SEGURANÇA DO CONDOMÍNIO

Toda segurança é perfeita até o dia em que falha! Este deve ser o lema, não apenas do síndico e zelador, mas de todos condôminos e empregados.
A Segurança deve ser dividida em dois tópicos, para melhor abordagem do problema: patrimonial e prevenção de acidentes e incêndios.


SEGURANÇA PATRIMONIAL

Em função de suas características, cada prédio deve estudar o que melhor lhe convém, proporcionando maior segurança ao condomínio.
Relacionamos algumas orientações:


DO SÍNDICO PARA COM OS EMPREGADOS

• solicitar informações pessoais (certidões negativas dos Distribuidores Cíveis - Fórum - e da Polícia) de quem irá trabalhar nos apartamentos e no prédio;
  
• obrigar o uso de crachás pelos empregados do prédio;
  
• manter na portaria fichas dos empregados dos apartamentos com nome, número de documentos, foto e determinações especiais dos patrões;
  
• os candidatos devem ser atendidos na portaria, nunca subir ao apartamento;
  
• não é aconselhável o porte de armas para os vigias e nem uniformes ostensivos, pois muitas vezes eles se tornam "presas fáceis" para os bandidos, além de poderem causar acidentes dentro do condomínio;
  
• os vigias devem usar: bloco com números de telefones úteis, caneta e ficha telefônica, na falta de uma linha direta;
  
• zeladores e porteiros bem preparados são a melhor segurança.
  

ORIENTAÇÕES AO ZELADOR E PORTEIRO

• não permitir a entrada de entregadores de pizzas, flores, compras, vendedores, etc., pois os assaltantes se disfarçam e entram com o consentimento do morador;
  
• após exigir a identificação dos empregados de concessionárias de serviços (Telemar, CERJ, etc.) o zelador ou o porteiro deve confirmar com o morador o defeito antes de sua entrada;
  
• confirmar também, por telefone, se o empregado realmente é da concessionária;
  
• o zelador deve acompanhar o empregado da concessionária até o apartamento;
  
• permitir a entrada de estranhos no prédio somente quando autorizados pelo morador;
  
• quando houver algum apartamento a ser locado ou vendido, o zelador ou o porteiro deve exigir a presença do corretor ou do proprietário do apartamento antes de permitir a entrada ao prédio;
  
• observar se o carro ao entrar na garagem é realmente de morador, redobrando a atenção à noite.
  

UTILIZAÇÃO

• crachás para identificar prestadores de serviços;
  
• telefone na portaria e um sistema de alarme que toque em algum prédio vizinho;
  
• equipamentos auxiliares compatíveis com seu prédio: alarmes, sensores, circuitos de TV, vigias com rádios transmissores e receptores, etc.;
  
• caso o condomínio não tenha condições da aquisição de algum equipamento, é aconselhável manter boa iluminação nos locais de acesso ao prédio, portões eletrônicos nas garagens, espelhos côncavos nas portarias para melhor visão dos visitantes, vigilância nas escadarias e garagem dos prédios, orientação aos vigias e porteiros sobre a vigilância adequada, cartões de identificação para os veículos dos condôminos terem acesso às garagens, interfone para contato entre o porteiro e o morador, uma linha telefônica na portaria para o porteiro ou vigia ter um acesso mais rápido com a polícia;
  
• correntes e cadeados grandes nas bicicletas e motos;
  
• como é proibido reter documentos, é aconselhável exigir apresentação do mesmo, anotando num livro nome, número e apartamento que o visitante irá, não esquecendo de verificar a autenticidade;
  
• manter ficha cadastral com dados de todos os moradores e funcionários, possibilitando sua rápida localização e/ou dos familiares em caso de emergência.
  

DOS CONDÔMINOS

• acatar as instruções dadas aos zeladores e porteiros quanto aos itens de orientação aos mesmos;
  
• ao entrar no prédio com o carro, verificar se há outro veículo atrás do seu e se os ocupantes são moradores do edifício;
  
• não abrir a porta do apartamento em hipótese alguma se não autorizou a entrada de alguém, mesmo que o porteiro ou o zelador esteja do lado de fora, insistindo;
  
• orientar os filhos para não comentar o que seus pais fazem, quanto ganham, bens que possuem, horários que saem e chegam, até mesmo em bares, lanchonetes, danceterias, pois existem os chamados ladrões "lighs", que mais parecem proprietários do imóvel, os quais procuram fazer amizades freqüentando tais locais para pesquisa de nome, endereço etc., planejando um futuro assalto, roubo e seqüestro;
  
• desconfie da empregada doméstica muito eficiente que aceita baixo salário;
  
• pode-se solicitar Atestado de Antecedentes na Delegacia de Polícia Civil da Região.
  

PREVENÇÃO DE ACIDENTES E INCÊNDIOS

A legislação exige que um edifício possua equipamentos de proteção contra incêndio, tais como iluminação de emergência para facilitar a sinalização de escape, hidrantes, extintores por metro quadrado, pára-raios, corrimão, caixa d'água de acordo com a área e população do prédio, rede elétrica em perfeito estado, etc.
O síndico não só pode como deve chamar o Corpo de Bombeiros para verificação e orientação da segurança do prédio, uma vez que ele é o responsável pela manutenção dos equipamentos, para que estejam sempre operantes e ativados.
Alertamos sobre os procedimentos do síndico com relação aos equipamentos:

• porta corta-fogo (não deve ser trancada com cadeado);
  
• os equipamentos devem estar em perfeitas condições;
  
• formação de brigada de incêndio;
  
• extintores e mangueiras de incêndio com revisão periódica;
  
• pára-raios com revisão no sistema uma vez por ano;
  
• revisão na instalação da rede elétrica;
  
• revisão periódica nos butijões de gás;
  
• revisão periódica na rede de gás canalizado;
  
• revisão e cuidados com os elevadores;
  
• pessoal treinado e habilitado para operar os equipamentos; e zelar pelos mesmos, formando brigada de incêndio;
  
• proibir o depósito de volumes em frente a hidrantes;
  
• exija do zelador e de cada condômino o correto armazenamento de substâncias inflamáveis, gás, etc.
  

HIGIENE

A preocupação com a higiene deve ter a mesma importância da segurança, ainda mais na utilização das áreas comuns. Aqui vão algumas dicas:

• faça exame médico periódico dos empregados;
  
• exija que o condômino comunique, por escrito, a existência de morador portador de moléstia contagiosa grave. Se possível, coloque esta exigência no Regulamento, não para discriminar o paciente, mas sim para não expor os demais ao perigo do contágio;
  
• providencie a limpeza semestral das caixas de água por meio de empresas especializadas;
  
• providencie dedetização das áreas comuns e proponha aos condôminos a mesma atitude em suas unidades, de preferência para empresas cadastradas na FEEMA;
  
• exija a limpeza periódica das fossas, quando for o caso;
  
• exija cuidados especiais com produtos de limpeza tóxicos ou abrasivos, bem como ácidos e demais substâncias que possam causar irritação à pele;
  
• exija dos faxineiros a utilização de botas e luvas de borracha quando manusearem tais produtos;
  
• exija do zelador ou da empresa de manutenção de piscinas a exata qualidade da água;
  
• mantenha no prédio produtos para curativos e primeiros-socorros que deverá ficar na portaria.
  
• existem aparelhos automatizados que dispensam produtos químicos para as piscinas.
  
  
  SEGUROS
  
  O síndico é responsável pela contratação de seguro contra incêndio e outros sinistros, abrangendo todas as unidades, partes e objetos comuns, computando-se o prêmio nas despesas ordinárias do condomínio.
  O prazo para contratação é de 120 dias após o "habite-se". Caso contrário, o condomínio ficará sujeito à multa mensal equivalente a 1/12 do imposto predial cobrado pela Prefeitura.
  
  
  TIPOS DE APÓLICES DE SEGUROS
  
  
  • responsabilidade civil do condomínio;
    
  • incêndio, raio e explosão;
    
  • quebra de vidros e espelhos;
    
  • morte e invalidez de empregados (obrigatório pela Convenção Coletiva dos empregados);
    
  • responsabilidade civil por guarda de veículo;
    
  • danos elétricos;
    
  • vendaval;
    
  • impacto de veículos terrestres;
    
  • roubo de bens de moradores;
    
  • incêndio de bens de moradores;
    
  • desmoronamento;
    
  • tumultos e greves;
    
  • roubo de bens do condomínio;
    
  • portões eletrônicos;
    
  • assalto e seqüestro;
    
  • projétil perdido.
    
  
  O seguro de um edifício deve ser feito com base em valores reais, em função dos custos de reconstrução e nunca do preço comercial do edifício. Se o seguro for com valor inferior ao real, o síndico, em caso de sinistro, poderá ser responsabilizado civil e criminalmente pela contratação.
  A Susep (Superintendência de Seguros Privados) permite que haja desconto na apólice para o seguro de incêndio. Negocie o valor e exija que o desconto venha discriminado em favor do condomínio.
  
  
  POLÍTICA DE PESSOAL
  
  TRATAMENTO E COMPORTAMENTO
  
  O treinamento de funcionários tem influência decisiva sobre a forma como tratam e como são tratados pelos condôminos.
  A autoridade do zelador é algo que deve ser devidamente cuidada pelo síndico, pois é ele quem acompanha a rotina, o dia-a-dia do condomínio. Disso depende a ordem, visto que o zelador, perante os condôminos, deve ter o poder de tomar providências diversas.
  
  
  PLANEJAMENTO, RECRUTAMENTO E SELEÇÃO
  
  A quantidade de empregados que um condomínio deve ter é proporcional ao tamanho e a complexidade do edifício.
  Ter menos empregados que o ideal, em vez de economia, traz custos adicionais com horas extras, além de prejudicar a segurança e comprometer a manutenção e a limpeza. A "economia" pode transformar-se em prejuízo.
  Uma boa administradora fará o trabalho de recrutamento e uma pré-seleção dos candidatos. Contudo, o síndico também deve entrevistá-los, principalmente no caso de zelador.
  Procure informar-se sobre os empregos anteriores, o tempo médio de permanência em cada emprego, os motivos da saída, etc. Não tenha pressa em contratar visto ser a pressa inimiga da perfeição.
  Evite porteiros e faxineiros que residam muito longe do edifício, pois será ruim para ambas as partes.
  No caso de zelador, indagar se ele tem conhecimentos gerais sobre elevadores, extintores de incêndio, filtros de piscinas, eletricidade e hidráulica elementar.
  Contrate sempre por um período de experiência e observe o desempenho antes de efetivá-lo. Não forneça o apartamento (residência) antes de completar os 90 (noventa) dias de experiência.
  Fazer alguns testes também é uma forma de acertar na escolha do candidato ideal.
  No caso do zelador convém informar aos condôminos, por escrito, sobre a troca e o nome do novo funcionário.
  
  
  TREINAMENTO
  
  Mesmo que você admita alguém com muita experiência, um pouco de treinamento sempre será necessário. A reciclagem periódica desse treinamento e imprescindível.
  Faça uma lista das tarefas mínimas de cada cargo, percorra o prédio juntamente com o zelador recém-admitido, apresente o pessoal do conselho, e outras providencias.
  O zelador e quem deve treinar, no local, os demais empregados, sob orientação da administradora ou síndico.
  
  
  REMUNERAÇÃO
  
  A remuneração dos empregados e uma equação complexa. O salário deve ser tal que corresponda a qualificação do empregado, ao seu desempenho e ao quanto o condomínio pode pagar.
  Além do mais, deve haver um equilíbrio interno e externo. Internamente, o zelador ganha mais do que o porteiro, que ganha mais do que o faxineiro. Externamente, não se deve pagar nem muito acima nem muito abaixo do que pagam os outros prédios de mesmo porte da região.
  As administradoras costumam realizar pesquisas salariais periódicas para orientar os condôminos. Mas a decisão final é sempre do síndico.
  Todo e qualquer reajuste salarial fora da data-base ( julho ), exceto as promoções, deve ser registrado como "Antecipação Espontânea Compensável", para salvaguardar o condomínio quanto aos reajustes futuros.
  O SINDICATO DOS CONDOMÍNIOS ……………. é o sindicato que tem poderes legais para negociar pisos salariais e demais cláusulas econômicas e sociais com todos os sindicatos de empregados em edifícios no Estado. Ao término de cada negociação coletiva de trabalho, o SINDICATO envia cópia do acordo a cada condomínio e administradora cadastrados.
  
  
  CONCLUSÃO
  
  Após ler texto atentamente, convide os conselheiros para algumas reuniões periódicas, afim de serem traçados planos de trabalho, monitore a conservação de seu condomínio, através de um check list, assim será dado preferência para as conservações de maior importância, evitando gastos desnecessários.
  
  
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